【新型コロナウイルスへの対応】町内会が開催する総会等について(参考情報)

  認可地縁団体(法人格のある町内会)につきましては、少なくとも毎年1回、通常総会を開かなければならないとされていますが(地方自治法第260条の13)、総会に出席しない構成員は、書面または代理人によって表決をすることが可能とされています。(地方自治法第260条の18第2項)

  また、多人数が集まる形式で開催すると集団感染が発生するリスクが高まりますので、相互に議論できる環境であれば、ウェブ会議、テレビ会議、電話会議などにより、総会を開催することも可能と解されています。

  いずれの場合も、町内会規約を遵守したうえで、実施の際の参考にしてください。

案1  書面による議決

1. 総会等の開催の日時や場所を設定します
   注意   規約などで定められている場合を除き、会員に書面表決による方法を当初から強要することはできません。
2. 総会等開催のご案内などを作成します。
3. 総会等開催のご案内や、議案書、質問書、書面表決書などを自治会等の会員に事前に配布します。
4. 会員から事前に議案書に対する質問書などが提出された場合や電話などで問い合わせがあった場合には、役員等で返答を行います。
5. 総会開催時には、役員のほか、どうしても出席したい会員のみ少人数で集まり、総会を開催します。
6. 規約に従って議事録を作成し、回覧で結果を会員にお知らせします。

様式(例)

1. 総会開催(書面議決)のお知らせ (Word 17KB)
2. 書面議決の結果について (Word 13KB)
3. 議事録 (Word 38KB) 

案2  委任状を活用し、役員等のみ少人数で開催する

1. 総会等の開催の日時や場所を設定します。
   注意   規約などで定められている場合を除き、会員に代理人による委任を当初から強要することはできません。また、出席したいという会員を拒むことはできません。
2. 総会等開催のご案内などを作成します。
3. 総会等開催のご案内や、議案書、質問書、書面表決書などを自治会等の会員に事前に配布します。
4. 会員から事前に議案書に対する質問書などが提出された場合や電話などで問い合わせがあった場合には、役員等で返答を行います。
5. 総会開催時には、役員のほか、どうしても出席したい会員のみ少人数で集まり、総会を開催します。
6. 規約に従って議事録を作成し、回覧で結果を会員にお知らせします。

案3  リモート会議を活用する

実際に集まらずとも、出席者が一同に会するのと同様に、相互に議論できる環境であれば、ウェブ会議や、テレビ会議、電話会議などにより総会を開催する方法もあります。

案4  案1から案3の組み合わせ

会員のニーズや環境などに応じて、例えば以下のように組み合わせる方法もあります。

• 事前に議案等を送付して、書面表決をしたい場合は、書面により表決に参加します。
• 同様に、別の会員に委任したい場合は、委任状で委任します。
• ウェブ会議で参加したい会員は、自宅から会議に参加します。
• メイン会場では、役員のほか、どうしても出席したい会員のみ少人数で集まり、総会を開催します。

全ての案に共通する注意事項

認可地縁団体の場合は、地方自治法第260条の18第1項の規定により、すべての各構成員の表決権は平等とすることが定められているため、基本的には世帯一票ではなく、会員一票となります。
ただし、町内会規約で議案によっては表決権を世帯一票とすることを定めている場合は、例外が認められます。(地方自治法第260条の18第3項)書面表決書の様式や集計方法などにくれぐれもご注意ください。

感染症予防対策を行い開催する場合

会員数が少人数であるなどの理由から、例年どおりの形式で総会を開催せざるを得ない場合、下記に十分に配慮し開催してください。

1. 会議資料を事前に配布し、当日の会議時間の短縮を心がける。
2. 手洗いや手指の消毒の徹底
3. マスク着用の呼びかけ
4. 3つの密(換気の悪い密閉空間・多数が集まる密集場所・間近で会話や発声をする密接場面)の回避
5. 出席者の把握
6. 体調不良の場合の参加自粛の呼びかけ