2　前項の規定にかかわらず、秘密の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決定後にこの規則に規定する決定の手続を行わなければならない。

2　文書等の文例は、別に定める。

2　文書主任は、課内の庶務を担当する係長(係長を置かない課にあっては課長が指名する職員)をもって充て、文書補助員は、課内の庶務を担当する職員のうちから課長が指名する職員をもって充てる。

3　文書主任は、上司の命を受け、その課内における次に掲げる事務に従事し、文書補助員は、文書主任の事務を補助する。

2　文書等の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、法規文、公示文、訓令及び議案文の番号は、毎年1月1日に始まり12月31日に終わるものとする。

3　前項の場合において、番号は、その事件の完結するまで同一番号を使用し、その事件に関して、照会、通知、回答等の文書を発するに従い順次枝番号を付けるものとする。

2　前項に規定する場合において、特に軽易な往復文書、庁内文書等の発信者は、課長名を用いることができる。この場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

2　総務課長は、配布先が不明確なものを除き、開封しないで次に定める手続により処理するものとする。

3　総務課長は、文書が2以上の課に関連するものであるときは、その関係の最も深い課に配布しなければならない。

4　文書主任は、配布を受けた文書がその主務に属さないときは、直ちに、理由を付して総務課に返付しなければならない。

5　第2項の規定により文書の配布を受けた復興建設部都市計画課の文書主任又は文書補助員は、配布を受けた文書を関係課長に配布するものとする。

2　文書主任は、前項の処理において電子文書の受信を確認したときは、速やかに紙に出力するものとする。

3　前項の場合において、主務課長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、同項の規定による処理を省略することができる。

4　紙に出力した電子文書については、第10条第2項第1号の規定の例により処理するものとする。

2　文書主任は、前項の処理においてLGWAN文書の受信を確認したときは、必要に応じて電子署名の検証を行い、適正と認められる場合は、速やかに紙に出力するものとする。

3　前項の場合において、主務課長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、同項の規定による処理を省略することができる。

4　紙に出力したLGWAN文書については、第10条第2項第1号の規定の例により処理するものとする。

2　主務係長又は主務担当者は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。

2　文案は、内容のよく分かる標題を付け、平易簡明に作成しなければならない。

2　前項の決裁区分の判定は、課長が行うものとする。

2　回議案は、必要により課長、係長又は起案者若しくは課長が指示する者が持ち回り、決裁権者の決裁を受けなければならない。ただし、当事者以外の者に秘さなければならない文書として指定された秘密文書については、係長以上の職員が自ら携行して決裁を受けなければならない。

3　前項ただし書の秘密文書の指定は、その主務課長が行うものとし、秘密文書については袋又は個別フォルダーに納めて「秘」の表示を朱書しなければならない。

4　回議案で他課に関係あるものは、同一部内であるときは、部長の回議前に、他の部課にわたるときは主務部長の回議後に当該部課に合議しなければならない。

2　訂正は、朱書して行うものとする。

2　前項の規定により、「後閲」と記載した回議案は、上司の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。

2　前項の審査は、次の各号に掲げる回議案については、行わない。

3　第1項の審査は、第15条に規定する事項その他必要な事項について行うものとする。

4　決裁が終わった回議案は、総務課において決裁日付印を押さなければならない。

5　甲及び乙以外の回議案は、主務課において決裁日付印を押さなければならない。

2　前項ただし書の場合において、内部文書及び軽易な文書については、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。

2　施行文書の電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る原議書等の決定書を添えて文書主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　文書主任は、前項に規定する請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行については、別に定める。

2　第25条ただし書に掲げる文書のうち緊急性を要し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリ等により伝送することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、電報、秘密文書、本庁各課あての文書、主務課において持参し、又は直接交付する必要のある文書及びファクシミリ等により伝送する文書は、主務課において発送の手続をとるものとする。

4　LGWANの文書交換システムにより文書を発信するときは、文書主任が必要に応じて行うものとする。

2　完結した文書には、起案者が施行年月日を記入し、未完結の文書は、必要に応じ未完結の理由、処理の方針、処理経過等を記載した付せんを付し、担当者以外の者でも、当該文書の所在、処理状況等を常に知ることができるようにしておかなければならない。

3　課長及び文書主任は、その課における未完結文書について、随時これを調査し、その処理促進に努めなければならない。

2　前項の文書目録は、毎年3月31日をもって作成するものとする。

3　主務課長は、作成した文書目録を1部総務課長へ提出するものとする。

4　文書目録は、一般の利用に供するため総務課の窓口に備え付けるものとする。

2　文書分類体系は、原則として、大分類、中分類、小分類及び小々分類から成る階層構造によるものとする。

3　リテンションスケジュールは、前項に定める分類の最小単位ごとに定めるものとし、文書等の原本主管部署を明記するものとする。

2　前項の個別フォルダーの厚さは、1.5センチメートルを限度とし、紙数が多い場合は、分冊して収納するものとする。

3　個別フォルダーは、数冊まとめてファイリングボックスに収納し、ファイリングボックスの側面に文書分類体系及びファイル名を付けるものとする。

4　前3項の規定にかかわらず、個別フォルダー及びファイリングボックスに収納することが適当でないと認めるものは、簿冊として編さんすることができる。

5　前項の場合においては、当該簿冊の巻首に索引目次を付し、これに文書分類体系及び保存年限並びに名称を表記するものとする。

2　文書等は、常に整理・整頓し、必要最小限度のコピーや両面コピー等により、文書量の軽減に努めなければならない。

3　机上で文書等を保管又は保存してはならない。

4　主務課長は、前条の規定により保管又は保存をするときは、あらかじめ、共有什器の設置箇所を定めておくものとする。

5　主務課長は、その所属する課の職員の数、文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課長と協議して、当該他の課と共同の什器に文書等を保管又は保存することができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めることができる。

3　第1項の規定にかかわらず、主務課長は、リテンションスケジュールに定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総務課長の合議及び主務部長の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

4　リテンションスケジュールに則して事務室の文書等を書庫に移管しようとするときは、当該文書等の担当者は、部署名、文書等のファイル名、作成年月日、廃棄予定年月その他総務課長が定める文書の管理上必要な事項を記録した文書保存リスト(様式第5号)を廃棄年度ごとに作成するものとする。

5　前項の規定により文書保存リストを作成したときは、承認者(所属係長)が確認した後、その写しを総務課長へ1部提出するものとする。

6　第1項第1号に該当する文書等については、同号に定める期間保存した後さらに保存する必要があると認めるものは、引き続き同号に定める期間延長して保存することができる。

7　文書等の保存期間は、その文書が発生した日又は完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　文書等の保存期間の基準は、次のとおりとする。

2　借覧した文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主務課長の許可を受けた場合は、この限りでない。

3　借覧した文書は、抜き取り、取り替え若しくは訂正又は他人に転貸してはならない。

4　文書主任は、文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。

2　主務課長は、文書等を廃棄しようとするときは、主務課において文書廃棄リストを作成し、総務課長の合議を経て、主務部長の決裁を得た上で廃棄するものとする。

3　保存期間が満了する日の前に文書等を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合においては、前項の規定にかかわらず、市長の決裁を得なければ、当該文書等を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決裁を得るときは、その特別の必要を明らかにするものとする。

4　秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、焼却、裁断等の方法により廃棄するなど当該文書等の内容に応じた方法により廃棄しなければならない。この場合において、当該文書等に人吉市情報公開条例(平成13年人吉市条例第1号)第7条各号及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条第1項各号に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が外部に漏れることのないよう配慮するものとする。

5　第1項及び第2項の規定により、文書等を廃棄した場合における当該文書等に係る文書目録に記録した事項は、当該文書等を廃棄する際に、文書目録から削除するものとする。

この規則は、平成13年4月1日から施行し、平成12年4月1日(以下「適用日」という。)以降取得又は作成した文書等から適用する。ただし、第29条及び第32条から第40条までの規定は、適用日より前に取得し、又は作成した文書等から適用する。

この規則は、平成13年10月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第2条の規定、第3条中人吉市不当要求行為等の防止に関する条例施行規則第2条第3号の改正規定及び第5号の改正規定並びに別表の改正規定(「会計課長」を「会計管理者」に改める部分に限る。)、第5条中人吉市長及び収入役の職務代理者規則題名を改める改正規定及び第2条を削る改正規定、第6条中人吉市文書管理規則第2条第3号の改正規定及び第9条第1項の改正規定(「収入役名若しくは」を削り、「部長名」の次に「若しくは会計管理者名」を加える部分に限る。)並びに第35条第2項第2号エの改正規定(「、収入役」を削る部分に限る。)、第12条中人吉市予算規則第12条第3項の改正規定、第15条第3項の改正規定、第17条第2項の改正規定及び第19条第3項の改正規定、第13条中人吉市物品会計規則第2条第2号の改正規定、第6条第1項及び第2項の改正規定、第7条の改正規定、第11条第5項の改正規定、第14条第1項の改正規定、第15条第1項及び第3項の改正規定、第17条第4項の改正規定、第25条の改正規定、第26条の改正規定、第27条の改正規定及び第30条の改正規定、第15条の規定並びに第16条中人吉市財産規則第7条の5の改正規定及び第7条の6第2項の改正規定は、地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により平成19年4月1日以後在職する収入役の退職の日の翌日から施行する。

この規則は、平成21年4月1日から施行する。

この規則は、平成23年7月1日から施行する。

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。