○人吉市個人情報及び特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成28年9月1日
訓令第18号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第8条)
第3章 職員の責務(第9条・第10条)
第4章 保有個人情報等の取扱い(第11条―第20条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第21条―第37条の2)
第6章 情報システム室等の安全管理(第38条・第39条)
第7章 業務の委託等(第40条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第41条・第42条)
第9章 監査及び点検の実施(第43条―第45条)
第10章 補則(第46条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、人吉市(以下「市」という。)の保有する個人情報及び特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(令6訓令1・一部改正)
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、人吉市個人情報保護法施行条例(令和4年人吉市条例第26号。以下「条例」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)において使用する用語の例による。
(令6訓令1・一部改正)
第2章 管理体制
(総括保護責任者)
第3条 市における個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括保護責任者を置く。
2 総括保護責任者は、副市長をもって充てる。
(令6訓令1・一部改正)
(保護責任者)
第4条 総括保護責任者を補佐し、各部における個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、保護責任者を置く。
2 保護責任者は、各部長をもって充てる。
(令6訓令1・一部改正)
(保護管理者及び保護担当者)
第5条 保有個人情報等を取り扱う各課(人吉市保健センターを含む。以下同じ。)に、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、各課長(人吉市保健センターにあっては、所長)をもって充てる。
3 保護管理者は、保有個人情報等の適切な管理を確保し、保有個人情報等を情報システム(番号法第2条第14項に規定する情報提供ネットワークシステム及び個人情報等ファイルを保有する情報システムをいう。以下同じ。)で取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
4 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う職員(人吉市臨時的任用職員の任用、勤務条件等に関する規程(平成26年人吉市訓令第9号)に基づく臨時的任用職員及び人吉市会計年度任用職員の任用等に関する規程(令和元年人吉市訓令第1号)に基づく会計年度任用職員を含む。以下同じ。)及び当該職員が取り扱う保有個人情報等の範囲を指定する。
5 保護管理者は、前2項の業務を行う際に必要があると認める場合は、当該課に保護担当者を置くことができる。
6 保護担当者は、課長補佐又は係長をもって充てる。
7 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該課における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(令3訓令6・令6訓令1・一部改正)
(システム管理者)
第6条 情報システムを管理する課にシステム管理者を置く。
2 システム管理者は、情報システムを管理する課の係長をもって充てる。
3 システム管理者は、保有個人情報等のうち、情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(監査責任者)
第7条 市長は、保有個人情報等の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
(令6訓令1・一部改正)
(管理体制)
第8条 保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 職員が、この規程、条例及び番号法その他関連する法令(以下「法令等」という。)に違反している事実又は兆候を把握した場合及び次項の事案が発生した場合における総括保護責任者への報告連絡体制
(2) 保有個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案が発生した場合又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者等への報告連絡体制
(3) 保有個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任体制
(4) 保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(令6訓令1・一部改正)
第3章 職員の責務
(教育研修)
第9条 総括保護責任者は、職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護責任者は、保護責任者、保護管理者及び保護担当者に対し、各部又は各課における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該課の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(職員の責務)
第10条 職員は、法令等の趣旨に則り、総括保護責任者、保護責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、保有個人情報等の情報漏えい等の事案が発生した場合又は兆候を把握した場合及び職員が法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
3 総括保護責任者、保護責任者及び保護管理者は、保有個人情報等が法令等に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対して必要かつ適切な監督を行う。
(令6訓令1・一部改正)
第4章 保有個人情報等の取扱い
(令6訓令1・改称)
(アクセス、複製等の制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該課において保有個人情報等にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員に対し、アクセス権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
4 職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定する。この場合において、職員は、保護管理者の承認を得なければならない。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(令6訓令1・一部改正)
(訂正)
第12条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(令6訓令1・一部改正)
(廃棄等)
第13条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。
2 職員は、個人情報等ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
(令6訓令1・一部改正)
(取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、個人情報等ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録する。
(令6訓令1・一部改正)
(個人番号の利用の制限)
第15条 保護管理者は、職員の個人番号の利用に当たり、番号法及び人吉市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年人吉市条例第32号)(以下「法律等」という。)に定められた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第16条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他法令等で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第17条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他法令等で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第18条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第19条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(媒体の管理等)
第20条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管及び施錠を行う。
(令6訓令1・一部改正)
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第21条 システム管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第35条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(アクセス記録)
第22条 システム管理者は、保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(アクセス状況の監視)
第23条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報等を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(管理者権限の設定)
第24条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化、内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(外部からの不正アクセスの防止)
第25条 システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(情報漏えい等の防止)
第26条 職員は、保有個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、システム管理者の指示に従い、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講じなければならない。
(令6訓令1・一部改正)
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第27条 システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開されたぜい弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第28条 職員は、保有個人情報等について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により削除する。
2 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時前項に規定する削除等の実施状況を確認する。
(令6訓令1・一部改正)
(暗号化)
第29条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(令6訓令1・一部改正)
(入力情報の照合等)
第30条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
(令6訓令1・一部改正)
(バックアップ)
第31条 システム管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(情報システム設計書等の管理)
第32条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(端末の限定)
第33条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(端末の盗難防止等)
第34条 システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、システム管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第35条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(記録機能を有する媒体、書類等の移送手段)
第37条 職員は、この規程等に基づき、個人情報等が記録された電子媒体、書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等の安全な方策を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(管理区域)
第37条の2 保護管理者は、個人情報等ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、情報システムに記録されている個人情報等ファイルが外部に持ち出されることがないよう必要な安全管理措置を講ずる。
(平29訓令13・追加、令6訓令1・一部改正)
第6章 情報システム室等の安全管理
(入退出管理)
第38条 システム管理者は、管理区域のうち、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退出の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退出の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 システム管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退出の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能の設定、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止等を行うための必要な措置を講ずる。
(平29訓令13・令6訓令1・一部改正)
(情報システム室等の管理)
第39条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 システム管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第7章 業務の委託等
(業務の委託等)
第40条 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。この場合において、保護管理者は、次に掲げる事項に規定する事項を契約書に明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、法令等に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
3 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
6 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。
(令6訓令1・一部改正)
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第41条 保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員が法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護管理者は、システム管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、システム管理者と連携して、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等その他被害拡大防止のための緊急措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、保護責任者及び総括保護責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
(公表等)
第42条 総括保護責任者は、前条の事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置について、市長へ報告する。
2 市長は、総括保護責任者から前項の報告を受けた場合は、速やかに措置等を講ずるともに、公表を行う事案における当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに総務省に情報提供を行う。
(令6訓令1・一部改正)
第9章 監査及び点検の実施
(令6訓令1・一部改正)
(点検)
第44条 保護管理者及びシステム管理者は、各課における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告する。
(令6訓令1・一部改正)
(評価及び見直し)
第45条 総括保護責任者、保護責任者及び保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(令6訓令1・一部改正)
第10章 補則
(委任)
第46条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成29年訓令第13号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(令和3年訓令第6号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(令和6年訓令第1号)
この訓令は、令達の日から施行する。