(目的)

第1条　この規程は、人吉市電算システムの運営及び管理に関する規程(平成6年人吉市訓令第6号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護に関し必要な事項を定め、データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(処理の基本方針)

第3条　戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(システム管理者)

第4条　戸籍情報システムの適切な管理を行うため、システム管理者を置く。

(戸籍データ保護管理者)

第5条　戸籍情報システムのデータ保護について適正な管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

(システム管理者及び保護管理者の職務)

第6条　システム管理者及び保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データを適確に管理するよう努めなければならない。

(データ取扱責任者)

第7条　保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

(データ保護)

第8条　保護管理者は、データの漏洩、滅失及び棄損等の防止のために必要な措置を講じなければならない。

(磁気ディスク等の管理)

第9条　システム管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第10条　システム管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

(パスワードの管理)

第11条　保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

(取扱状況の把握)

第12条　保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握していなければならない。

(端末装置の操作)

第13条　端末装置の操作は、取扱職員が行うものとする。

(機器及びソフト等の保管)

第14条　システム管理者及び保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に掲げる戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(研修の実施)

第15条　戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステムの安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後、これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(雑則)

第16条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。