2　前項の規定にかかわらず、秘密の取扱いを要する事案又は緊急の取扱いを要する事案については、起案文書によらないで当該事案の決定をすることができる。ただし、当該事案決定後にはこの規則に規定する決定の手続を行わなければならない。

2　公文書の形式は、原則として様式第1号のとおりとする。

2　文書取扱主任は、事務職員をもって充てる。ただし、事務職員を置かない学校では、校長の指定する者をもって充てる。文書取扱員は文書取扱主任の意見を聞き、校長が任命する。

3　文書取扱主任は、校長(事務センターにおいてはセンター長)の命を受け、学校内における次に掲げる事務を行う。文書取扱員は、文書取扱主任の事務を補助し、主任に事故あるときはその職務を代理する。

2　文書等の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。

3　前項の場合において、番号は、その事件の完結するまで同一番号を使用し、往復の回数に従い順次枝番号を付けるものとする。

2　受け付けた文書等は、往復文書処理簿に記載し、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。ただし、軽易な文書や案内状等は、記載を要しない。

3　校長(事務センターにおいてはセンター長)及びその他の職名又は学校及び事務センター宛の文書は、文書取扱主任が開封する。

2　前項の場合において、電子メールの着信の確認は、定時に行うものとする。

3　前項の処理において、着信した電磁的記録の内容は速やかに出力し、紙に記録するものとする。

4　前2項の場合において、着信した電磁的記録については、校長(事務センターにおいてはセンター長)が簡易な取扱いができるものと認める場合は、これらの規定による処理を省略することができる。

2　教頭(事務センターにおいてはグループ長)は、閲覧後押印し、自ら処理するものを除き、主務者及び供覧する者を明示し、文書取扱主任に回付する。

3　文書取扱主任は、供覧者の閲覧に供した後、自ら処理するものを除き、主務者に回付する。

4　主務者は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。

5　文書は、閲覧後受付印の所定の位置に押印し、速やかに文書取扱主任に返却しなければならない。

2　文案は、内容のよくわかる標題を付け、平易簡明に作成しなければならない。

2　前項の規定により、「後閲」と記載した起案文書は、校長(事務センターにおいてはセンター長)の出勤後速やかに閲覧に供しなければならない。

2　前項ただし書の場合において、内部文書及び軽易な文書については、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。

2　前条ただし書に掲げる文書のうち緊急性を要し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリにより発送することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、秘密文書又は直接交付する必要のある文書は、持参達することができる。

2　完結した文書には、起案者が施行年月日を記入し、未完結の文書は、必要に応じ未完結の理由、処理の方針、処理経過等を記載した付せんを付し、担当者以外の者でも、当該文書の所在、処理状況等を常に知ることができるようにしておかなければならない。

3　文書取扱主任は、未完結文書について、随時これを調査し、その処理促進に努めなければならない。

2　前項の文書目録は、毎年3月31日をもって作成するものとする。

3　文書取扱主任は、作成した文書目録を1部教育委員会へ提出するものとする。

2　簿冊の厚さは10センチメートルを限度として編さんし、紙数の多少によって分冊して編さんする。

3　事案が2年以上にわたるものは、完結に属する年度に編さんしなければならない。

4　簿冊には、表紙の表及び背に様式第6号の簿冊名を表示する。

2　文書等は、常に整理・整頓し、必要最小限度のコピーや両面コピー等により、文書量の軽減に努めなければならない。

3　机上で文書等を保管又は保存してはならない。

4　文書取扱主任は、文書等を保管又は保存するときは、あらかじめ、共有什器の設置個所を定めておくものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めることができる。

3　第1項に規定する文書の分類は、別表第1のとおりとする。

4　第2項に規定する文書の分類は、別表第2のとおりとする。

5　第1項の規定にかかわらず、文書取扱主任は、保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、校長の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

6　第1項第1号に該当する文書等については、同号に定める期間保存した後さらに保存する必要があると認めるものは、引き続き同号に定める期間延長して保存することができる。

7　文書等の保存期間は、その文書が発生した日又は完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　借覧した文書は、抜き取り、取り替え若しくは訂正又は他人に転貸してはならない。

3　文書取扱主任は、文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。

2　文書取扱主任は、保存期間が満了する日の前に文書等を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合においては、校長(事務センターにおいてはセンター長)の決裁を得なければ、当該文書等を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決裁を得るときは、その特別の必要を明らかにするものとする。

3　秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、焼却、裁断等の方法により廃棄するなど当該文書等の内容に応じた方法により廃棄しなければならない。この場合において、当該文書等に人吉市情報公開条例(平成13年条例第1号)第7条各号に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が外部に漏れることのないようにしなければならない。

4　第1項及び第2項の規定により、文書等を廃棄した場合における当該文書等に係る文書目録に記録した事項は、当該文書等を廃棄する際に、文書目録から削除するものとする。

(施行期日)

1　この規則は、平成13年10月1日から施行し、平成12年4月1日(以下「適用日」という。)以降取得又は作成した文書等から適用する。ただし、第23条及び第26条から第32条までの規定は、適用日より前に取得又は作成した文書等から適用する。

(人吉市立小中学校管理規則の一部改正)

2　人吉市立小中学校管理規則(昭和33年教育委員会規則第1号)の一部を次のように改める。

この規則は、平成14年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行し、平成14年4月1日から適用する。

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

この規則は、平成15年10月1日から施行する。

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、平成21年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。